Tako imenovana poslovna tajnica je oseba, ki jo najdemo v številnih delovnih okoljih, od šole, do pisarne, velikega ali manjšega podjetja, ambulante in še bi lahko naštevali. A kdo v bistvu poslovna tajnica sploh je? Kaj je njena naloga in kakšna je njena vloga v podjetju? Čeprav lahko deluje na številnih področjih, se njene naloge med enim in drugim podjetjem ne razlikujejo v veliki meri. Kajti poslovna tajnica je organizator časa, okolja, delavnega procesa in pomembna podpora številnim vodilnim položajem kot tudi celotnemu podjetju. Poglejmo si na kakšne načine poslovna tajnica deluje v podjetju in kako soustvarja njegovo podobo.
Nit med strankami in podjetjem
Prvi vidik, ki ga je ne mogoče spregledati je ta, da poslovna tajnica predstavlja velikokrat prvi stik, ki ga ima stranka ali poslovni partner s podjetjem. Sprejema namreč klice, organizira sestanke, pripravlja gradivo, ureja in arhivira dokumente in skrbi za odnose s strankami. Je torej prva, ki stranko sprejme in tako ustvari prvi vtis o samem podjetju. Opravlja torej zelo odgovorno delo in ima izredno pomembno vlogo v celotnem delovanju kot tudi zunanji podobi podjetja, za katerega dela.
Organizacijski mojster
Je tudi tako imenovana nindža organizacije, saj zapisuje pomembne podatke, ustvarja urnik direktorja, od sestankov, do poti med njimi, shranjuje dokumente na ustrezno mesto, da je dostop do njih preprost, delo pa zato hitrejše.
Desna roka direktorja
Iz ramen vodje ali podjetnika odvzme odvečno breme, ki bi kradlo dragocen čas osebi, katerega bistvo delovnega mesta je popolnoma drugje. Namesto, da bi se recimo fizioterapevt moral ukvarjati z organizacijo kartotek strank ali z delanjem urnika, da bodo vse stranke zadovoljne in pošiljanjem obvestil ter urejanjem računov, za vse to poskrbi poslovna tajnica, on pa se lahko osredotoči na bolj bistveno delo, kot je delo s pacienti, raziskovanje novih metod in nadgrajevanje znanja ter načrtovanje prihodnjih srečanj.
Predstavlja torej nenadomestljiv del podjetja in zagotavlja njegovo bolj gladko in učinkovito delovanje ter prijetnejše delovno okolje.